Automatisierung ROI berechnen: Formel und Beispiel

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt anhand eines fiktiven Beispiels durch die Rechnung und zeigt, wie Sie das Ergebnis belastbar machen.

Warum Sie den ROI vor dem Automatisieren berechnen sollten

Mit modernen Automatisierungstools ist schnell etwas gebaut. Das ist praktisch, führt aber auch dazu, dass Teams Aufgaben automatisieren, die selten anfallen, sich ständig ändern oder manuell schlicht günstiger sind. Eine kurze ROI-Rechnung hilft Ihnen dabei:

• zwischen mehreren Automatisierungskandidaten zu wählen,
• zu entscheiden, wie viel Einrichtungsaufwand gerechtfertigt ist,
• die Investition gegenüber Geschäftsführung oder Mitgesellschaftern zu begründen,
• nach einigen Monaten zu prüfen, ob die erwarteten Einsparungen tatsächlich eingetreten sind.

Schritt 1: Den aktuellen Prozess messen

Sie benötigen vier Kennzahlen zur Aufgabe, so wie sie heute erledigt wird:

Eingabewert	Frage	So ermitteln Sie ihn
Häufigkeit	Wie oft fällt die Aufgabe an?	Über eine typische Woche oder einen typischen Monat zählen
Zeit pro Vorgang	Wie viele Minuten dauert sie, inklusive Prüfungen und Korrekturen?	Einige Male stoppen oder die Mitarbeitenden fragen, die sie erledigen
Stundensatz	Was kostet eine Arbeitsstunde dieser Person?	Gehalt plus Sozialabgaben und Gemeinkosten
Fehlerkosten (optional)	Was kostet ein Fehler, und wie oft passiert er?	Nacharbeit, Gutschriften, verlorene Kunden

Schätzen Sie die Zeit realistisch. Berücksichtigen Sie auch die kleinen Schritte, die gern vergessen werden: die E-Mail öffnen, zwischen Systemen wechseln, Daten nachschlagen, noch einmal gegenprüfen.

Schritt 2: Schätzen, wie viel die Automatisierung übernimmt

Nur wenige Automatisierungen nehmen 100 % der Arbeit ab. Ausnahmen, Freigaben, unklare Eingaben und Kontrollen bleiben häufig manuell. Schätzen Sie den Anteil realistisch ein, zum Beispiel 60–90 % bei einer klar definierten, regelbasierten Aufgabe.

Eingesparte Stunden pro Monat = Vorgänge pro Monat × Minuten pro Vorgang × automatisierter Anteil ÷ 60

Schritt 3: Alle Kosten erfassen

Kostenart	Beispiele	Einmalig oder laufend
Einrichtung	Analyse, Aufbau, Tests, Zeit von Beratern oder Entwicklern	Einmalig
Schulung und Dokumentation	Neuen Prozess erklären, Anleitungen schreiben	Einmalig
Software	Abo der Automatisierungsplattform, zusätzliche Lizenzen, nutzungsabhängige Gebühren	Monatlich
Wartung	Defekte Schritte reparieren, wenn sich angebundene Apps ändern, Monitoring	Monatlich (Stunden)
Ausnahmebehandlung	Zeit für Fälle, die die Automatisierung nicht abdecken kann	Laufend

Die Wartung ist der am häufigsten unterschätzte Kostenblock. Angebundene Tools ändern ihre Schnittstellen, Felder werden umbenannt – und jemand muss das bemerken und beheben. Planen Sie für jede wesentliche Automatisierung einige Stunden pro Monat ein.

Schritt 4: Amortisationszeit und ROI berechnen

Wert der eingesparten Zeit pro Monat = eingesparte Stunden × Stundensatz
Laufende Kosten pro Monat            = Software + Wartungsstunden × Stundensatz
Nettoersparnis pro Monat             = Wert der eingesparten Zeit − laufende Kosten
Amortisationszeit (Monate)           = Einrichtungskosten ÷ Nettoersparnis pro Monat
ROI über 3 Jahre                     = (Wert der eingesparten Zeit × 36 − (Einrichtung + laufende Kosten × 36)) ÷ (Einrichtung + laufende Kosten × 36)

Rechenbeispiel (fiktiv)

Ein Großhandelsunternehmen bearbeitet Lieferantenrechnungen manuell. Jede Rechnung wird aus einer E-Mail heruntergeladen, geprüft, in die Buchhaltungssoftware eingegeben und abgelegt.

Aktueller Prozess:

• 15 Rechnungen pro Arbeitstag, 21 Arbeitstage pro Monat → 315 Rechnungen pro Monat
• 6 Minuten pro Rechnung
• Vollkosten-Stundensatz: 45 €

Geplante Automatisierung: Die Rechnungen werden aus dem Posteingang abgerufen, die Daten ausgelesen und in der Buchhaltungssoftware vorausgefüllt; ein Mitarbeiter prüft und gibt nur noch frei.

• Automatisierter Anteil: 80 %
• Einrichtungskosten: 3.000 €
• Software: 60 € pro Monat
• Wartung: 2 Stunden pro Monat

Berechnung:

1. Eingesparte Stunden: 315 × 6 × 0,8 ÷ 60 = 25,2 Stunden pro Monat
2. Wert der eingesparten Zeit: 25,2 × 45 € = 1.134 € pro Monat
3. Laufende Kosten: 60 € + 2 × 45 € = 150 € pro Monat
4. Nettoersparnis: 1.134 € − 150 € = 984 € pro Monat
5. Amortisationszeit: 3.000 € ÷ 984 € ≈ 3,0 Monate
6. Nutzen über 3 Jahre: 1.134 € × 36 = 40.824 €; Kosten über 3 Jahre: 3.000 € + 150 € × 36 = 8.400 €
7. ROI über 3 Jahre: (40.824 € − 8.400 €) ÷ 8.400 € ≈ 386 %

Alle Zahlen sind zur Veranschaulichung erfunden. Ihre eigenen Werte können Sie in den ROI-Rechner für Prozessautomatisierung eingeben, der genau diese Schritte ausführt und das Ergebnis sofort aktualisiert.

Schritt 5: Das Ergebnis einem Stresstest unterziehen

Ein Business Case ist nur so gut wie seine Annahmen. Prüfen Sie daher ein pessimistisches Szenario:

Annahme	Basisszenario	Pessimistisch
Minuten pro Rechnung	6	4
Automatisierter Anteil	80 %	60 %
Einrichtungskosten	3.000 €	5.000 €
Wartungsstunden	2	5

Mit den pessimistischen Werten sinken die eingesparten Stunden auf 315 × 4 × 0,6 ÷ 60 = 12,6 Stunden im Wert von 567 € pro Monat. Die laufenden Kosten steigen auf 60 € + 5 × 45 € = 285 €. Die Nettoersparnis beträgt dann 282 € pro Monat, und die Amortisation dauert etwa 17,7 Monate. Das Projekt rechnet sich also weiterhin, aber deutlich langsamer. Wenn selbst das pessimistische Szenario akzeptabel aussieht, können Sie mit gutem Gewissen loslegen. Falls nicht, vereinfachen Sie die Automatisierung oder suchen Sie einen besseren Kandidaten.

Spart eingesparte Zeit wirklich Geld?

Eingesparte Stunden werden nur dann zu Geld, wenn sich tatsächlich etwas ändert:

• Das Team bewältigt mehr Volumen ohne Neueinstellungen.
• Überstunden oder Zeitarbeitskräfte werden reduziert.
• Die Mitarbeitenden nutzen die Zeit für Tätigkeiten, die Umsatz bringen, etwa Vertrieb oder Kundenservice.

Tritt nichts davon ein, handelt es sich bei den „Einsparungen“ um freie Kapazität. Die ist trotzdem wertvoll, sollte aber ehrlich als solche bezeichnet werden. Legen Sie vorab fest, wofür die frei werdende Zeit genutzt werden soll.

Qualitative Vorteile

Führen Sie diese neben den Zahlen auf, nicht in ihnen:

• Weniger Fehler und weniger Nacharbeit.
• Schnellere Reaktion gegenüber Kunden und Lieferanten.
• Geringere Abhängigkeit vom Wissen einer einzelnen Person.
• Bessere Daten für das Reporting.
• Weniger frustrierende Routinearbeit für das Team.

Zwischen mehreren Kandidaten wählen

Wenn Sie mehrere Ideen für Automatisierungen haben, berechnen Sie für jede die Amortisationszeit und bringen Sie sie in eine Rangfolge. Unser Leitfaden Welche Prozesse sollten Sie automatisieren? enthält eine Bewertungsmatrix, die die Amortisationszeit mit weiteren Kriterien wie Risiko und Komplexität kombiniert. Einen breiteren Blick darauf, wie Automatisierung in die Entwicklung Ihres Unternehmens passt, bietet die Digitalisierung-Roadmap für KMU.

Häufige Fehler

Bruttolohn statt Vollkosten ansetzen. Damit unterschätzen Sie den Wert der eingesparten Zeit.

Von 100 % Automatisierung ausgehen. Ausnahmen und Kontrollen bleiben fast immer bestehen.

Wartung ignorieren. Automatisierungen brechen, wenn sich angebundene Systeme ändern.

Seltene Aufgaben einrechnen. Eine Aufgabe, die zweimal im Monat anfällt, rechtfertigt nur selten eine komplexe Automatisierung.

Keine Nachkontrolle. Messen Sie nach drei Monaten den tatsächlichen Zeitaufwand und vergleichen Sie ihn mit der Schätzung.

Fazit

Den ROI einer Automatisierung zu berechnen, ist unkompliziert, sobald Sie den aktuellen Prozess gemessen haben: eingesparte Stunden mal Vollkosten-Stundensatz, abzüglich Software und Wartung, verglichen mit den Einrichtungskosten. Weisen Sie die Amortisationszeit und den ROI über einen festen Zeitraum aus, testen Sie ein pessimistisches Szenario und führen Sie qualitative Vorteile separat auf. Für schnelle Schätzungen nutzen Sie den ROI-Rechner für Prozessautomatisierung. Wenn Sie die Automatisierung selbst aufbauen möchten, erklärt unser Leitfaden zur No-Code-Automatisierung für KMU, wo Sie am besten anfangen.