Welche Prozesse automatisieren? Mit Bewertungsmatrix

Dieser Leitfaden liefert Ihnen fünf Auswahlkriterien, eine Bewertungsmethode und Beispiele nach Abteilungen.

Fünf Kriterien für gute Automatisierungskandidaten

Kriterium	Gutes Zeichen	Warnsignal
Häufigkeit	Täglich oder wöchentlich, viele Wiederholungen	Wenige Male im Jahr
Regeln	Klare Wenn-dann-Logik, wenige Ausnahmen	Die meisten Fälle erfordern Urteilsvermögen
Stabilität	Prozess und Tools ändern sich selten	Prozess wird neu gestaltet oder Tools werden bald ersetzt
Daten	Strukturierte Eingaben (Formulare, Felder, Dateien mit festem Format)	Freitext, handschriftliche Notizen, uneinheitliche Formate
Wirkung	Fehler sind teuer oder Verzögerungen verärgern Kunden	Kaum Folgen, wenn es verspätet oder leicht fehlerhaft erledigt wird

Ein Prozess muss nicht bei jedem Kriterium perfekt abschneiden. Die ersten Automatisierungen sollten aber bei Häufigkeit, Regeln und Stabilität gut punkten.

Die Bewertungsmatrix

Bewerten Sie jeden Kandidaten bei jedem Kriterium von 1 (schlecht) bis 5 (sehr gut) und ergänzen Sie eine Bewertung für den Aufwand: 5 bedeutet sehr einfach umzusetzen, 1 bedeutet komplex.

Prozess	Häufigkeit	Regeln	Stabilität	Daten	Wirkung	Einfachheit	Summe
Webformular → CRM-Eintrag + Bestätigung	5	5	4	5	3	5	27
Zahlungserinnerungen bei überfälligen Rechnungen	4	5	5	4	4	4	26
Lieferantenrechnungen aus E-Mails ablegen	4	4	4	3	3	4	22
Wöchentlicher Vertriebsbericht aus dem CRM	3	5	4	4	2	4	22
Individuelle Projektangebote entwerfen	3	2	3	2	4	2	16
Jährliche Lieferantenbewertung	1	2	3	2	3	2	13

Die Werte sind Beispiele für ein fiktives Dienstleistungsunternehmen. Ihre eigene Bewertung wird anders ausfallen; entscheidend ist, dass Sie die Kandidaten nach denselben Kriterien vergleichen. Beginnen Sie mit den besten zwei oder drei.

Für die Kandidaten mit den höchsten Werten schätzen Sie den finanziellen Effekt mit dem ROI-Rechner für Prozessautomatisierung ab: Geben Sie Häufigkeit, Minuten pro Vorgang, Stundenkosten und erwartete Kosten ein und sehen Sie gesparte Stunden und Amortisationszeit. Die Methode erklären wir ausführlich im Beitrag Automatisierung: ROI berechnen.

Beispiele nach Abteilung

Vertrieb

CRM-Kontakt und Verkaufschance anlegen, sobald ein Webformular oder eine Buchung eingeht.
Bestätigungs-E-Mail mit nächsten Schritten und Kalenderlink versenden.
Vertriebsmitarbeitende erinnern, wenn auf ein Angebot eine festgelegte Anzahl von Tagen keine Reaktion kam.
Phase der Verkaufschance aktualisieren, wenn ein Vertrag elektronisch unterschrieben wurde.

Finanzen und Verwaltung

Zahlungserinnerungen auf Basis der Fälligkeiten im Buchhaltungssystem versenden.
Eingehende Rechnungen von einer eigenen E-Mail-Adresse im richtigen Ordner oder Buchhaltungstool ablegen.
Wiederkehrende Rechnungen für Abonnements oder Wartungsverträge erstellen.
Eine monatliche Übersicht der offenen Posten für die Geschäftsführung exportieren.

Marketing

Neue Newsletter-Abonnenten ins E-Mail-Tool übernehmen und eine Willkommens-E-Mail-Serie starten.
Formularanfragen aus Kampagnen mit Quellenangabe in einer Liste sammeln.
Neu veröffentlichte Artikel mit einer vordefinierten Vorlage in sozialen Kanälen teilen.
Einen monatlichen KPI-Bericht aus Webanalyse und CRM zusammenstellen.

Personalwesen

Bei bestätigter Neueinstellung eine Standard-Onboarding-Checkliste und eine Anfrage zur Einrichtung der Zugänge versenden.
Führungskräfte an Gespräche zum Ende der Probezeit erinnern.
Urlaubsanträge mit Freigabeschritt in einem Kalender sammeln.

Kundenservice

Supportanfragen mit Ticketnummer und voraussichtlicher Antwortzeit bestätigen.
Anfragen nach Kategorie an die richtige Person weiterleiten.
Nach Abschluss eines Tickets eine kurze Zufriedenheitsumfrage senden.

Was Sie vor dem Automatisieren tun sollten

Dokumentieren Sie den Prozess. Halten Sie Schritte, Zuständigkeiten, Eingaben, Ergebnisse und Ausnahmen fest. Unser Leitfaden Prozessdokumentation erstellen enthält eine einfache Vorlage.
Vereinfachen Sie zuerst. Streichen Sie Schritte ohne Mehrwert. Auch ein automatisierter unnötiger Schritt verschwendet Ressourcen.
Einigen Sie sich auf die Daten. Stellen Sie sicher, dass Felder in den beteiligten Systemen einheitlich benannt und befüllt sind.
Legen Sie die Verantwortung fest. Eine Person ist für die Automatisierung zuständig, bemerkt Fehler und kümmert sich um Ausnahmen.
Planen Sie für Fehler. Entscheiden Sie, was passiert, wenn die Automatisierung ausfällt: Benachrichtigung, Rückfall auf manuelle Bearbeitung, erneuter Versuch.

Prozessarten, die sich als Einstieg oft schlecht eignen

Komplexe Freigaben mit vielen Ausnahmen. Jede Ausnahme wird zu einem Zweig, der aufgebaut und gepflegt werden muss.

Prozesse, die sich bald ändern. Wird das CRM im nächsten Quartal ersetzt, warten Sie.

Seltene Aufgaben mit hoher Tragweite. Jahresberichte oder Jahresabschlüsse sind mit einer Checkliste meist besser bedient als mit einer Automatisierung.

Aufgaben mit unstrukturierten Eingaben. Freitext-E-Mails mit wechselndem Inhalt lassen sich schwerer zuverlässig verarbeiten. Tools, die Text interpretieren, können helfen, brauchen aber Kontrollen und menschliche Prüfung – besonders, wenn Fehler teuer sind.

Fragen an Ihr Team

Die Menschen, die die Arbeit täglich erledigen, kennen die besten Automatisierungskandidaten. Ein kurzes Gespräch mit jedem Teammitglied bringt oft mehr ans Licht als jede Analyse. Hilfreiche Fragen:

Welche Aufgabe erledigen Sie mehrmals täglich, die sich wie Kopieren und Einfügen anfühlt?
Wo tippen Sie dieselben Informationen in mehr als ein System ein?
An welche Erinnerungen müssen Sie selbst denken?
Welche Fehler passieren immer wieder, und was ist die Ursache?
Was schieben Sie auf, weil es mühsam ist, obwohl es wichtig ist?

Sammeln Sie die Antworten in einer Liste und tragen Sie sie in die Bewertungsmatrix ein. Wer das Team früh einbindet, fördert zudem die Akzeptanz: Einer Automatisierung, die man sich selbst gewünscht hat, vertraut man eher als einer, die einem vorgesetzt wurde.

Das passende Tool wählen

Viele der genannten Beispiele lassen sich mit integrierten Funktionen Ihrer vorhandenen Software umsetzen (CRM-Workflows, Mahnfunktionen im Buchhaltungssystem, Automatisierungen im E-Mail-Tool) oder mit visuellen No-Code-Plattformen, die verschiedene Anwendungen verbinden. Prüfen Sie zuerst die integrierten Möglichkeiten; sie lassen sich meist am leichtesten pflegen. Unser Leitfaden zur No-Code-Automatisierung für KMU erklärt, wann sich eine separate Plattform lohnt und wann Sie einen Entwickler hinzuziehen sollten.

Ein 30-Tage-Plan für Ihre ersten Automatisierungen

Woche	Aktivität
1	10–15 Kandidaten auflisten und mit der Matrix bewerten
2	Die besten 2–3 dokumentieren und vereinfachen; ROI abschätzen
3	Die erste Automatisierung mit echten, aber unkritischen Fällen aufbauen und testen
4	Live gehen, täglich beobachten, die Automatisierung dokumentieren und mit der zweiten beginnen

Häufige Fehler

Alles auf einmal automatisieren. Fangen Sie klein an und lernen Sie dazu.

Keine Ausgangsmessung. Messen Sie die Dauer des manuellen Prozesses vor der Automatisierung, damit Sie den Effekt später belegen können.

Automatisierungen ohne Verantwortliche. Wenn niemand zuständig ist, bleiben Fehler unbemerkt.

Dokumentation überspringen. Sechs Monate später weiß niemand mehr, wie die Automatisierung funktioniert.

Datenschutz ignorieren. Wenn personenbezogene Daten zwischen Tools fließen, prüfen Sie, wo sie gespeichert und verarbeitet werden, und holen Sie im Zweifel fachkundigen Rat ein.

Fazit

Die besten Geschäftsprozesse für den Einstieg in die Automatisierung sind häufig, regelbasiert, stabil und datengetrieben. Bewerten Sie Ihre Kandidaten nach diesen Kriterien sowie nach Wirkung und Einfachheit, beginnen Sie mit den besten zwei oder drei, schätzen Sie deren Amortisation ab, dokumentieren und vereinfachen Sie sie vor dem Aufbau und geben Sie jeder Automatisierung eine verantwortliche Person. So erzielen Sie schnelle, verlässliche Erfolge und sammeln die Erfahrung, die Ihr Team für größere Schritte auf der Digitalisierungs-Roadmap braucht.

Häufige Fragen

Welche Geschäftsprozesse sollten zuerst automatisiert werden?

Beginnen Sie mit Prozessen, die häufig vorkommen, regelbasiert und stabil sind und bei denen Daten zwischen Systemen übertragen werden. Sie sparen mit dem geringsten Risiko die meiste Zeit und liefern Erfahrung für spätere, komplexere Automatisierungen.

Welche Prozesse sollten nicht automatisiert werden?

Prozesse, die selten sind, sich oft ändern, in den meisten Fällen Urteilsvermögen erfordern oder noch nicht klar definiert sind. Wer einen unklaren Prozess automatisiert, macht Probleme meist nur schneller, nicht kleiner.

Muss ich einen Prozess dokumentieren, bevor ich ihn automatisiere?

Ja, zumindest kurz. Eine knappe Beschreibung von Schritten, Eingaben, Ergebnissen und Ausnahmen erleichtert es erheblich, die Automatisierung korrekt aufzubauen und später zu pflegen.

Mit wie vielen Automatisierungen sollte ein KMU starten?

Mit zwei oder drei. Bauen Sie sie auf, nutzen Sie sie einige Wochen, beheben Sie, was nicht funktioniert, und ergänzen Sie erst dann weitere. So lernt das Team, Verantwortung für die Automatisierungen zu übernehmen und sie zu pflegen.